POLA KEGITAN ADMINISTRASI
Dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, ada tiga pola yang digunakan, yaitu sebagai berikut
1.
Pola Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang
dilakukan secara terpusat. Dalam kantor ada bagian tata usaha atau sekretariat
atau bagian administrasi yang bertugas menangani administrasi dari seluruh
bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat keluar atau surat
masuk. Unit ini mempunyai beberapa petugas, masing-masing petugas menangani
satu bidang pekerjaan (juru) seperti juru terima surat, juru catat, dan juru
arsip (arsiparis). Pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga pemerintahan dan
BUMN, tetapi tidak menutup kemungkinan ada pula beberapa lembaga swasta yang
menggunakan pola ini. Kantor yang menggunakan pola sentralisasi dapat
menggunakan salah satu dari sistem berikut.
a.
Sistem
buku agenda, dan
b.
Sistem
kartu kendali
Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu
kendali, dilihat dari langkah-langkah penanganannya, adalah sebagai berikut.
|
No
|
Sistem Buku Agenda
|
Sistem Kartu Kendali
|
|
1
2
3
4
|
Sistem pola lama
Pencatatan menggunakan buku agenda.
Penyampaian surat menggunakan buku
ekspedisi
Pencatatan hanya bisa dilakukan satu
orang, karena hanya mengguanakan satu buku yang sama.
|
Sistem pola baru
Pencatatan menggunakan kartu kendali,
lembar pengantar surat biasa, dan lembar pengantar surat rahasia.
Penyampaian surat menggunakan kartu
kendali
Pencatatan dapat dilakukan beberapa
orang dalam waktu yang bersamaan karena menggunakan lembaran-lembaran yang
terpisah.
|
Di indonesia, kedua sistem tersebut banyak digunakan
pada instansi pemerintah atau perusahaan swasta, ada yang mengguakan sistem
buku agenda dan ada yang menggunakan kartu kendali. Tetapi memang paling banyak
digunakan adalah sistem buku agenda. Kalaupun ada yang menggunakan sistem kartu
kendali, itu pun terbatas dilingkungan kantor pemerintah tertentu saja yang
biasanya volume surat-menyurat sangat tinggi.
Sistem buku agenda sudah ada sejak zaman
pemerintahan Hindia Belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah
digunakan sebelumnya. Sedangkan sistem krtu kendalibaru tercipta sejak tahun
1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), bekerja sama dengan LAN (Lembaga
Administrasi Negara). Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada
disistem buku agenda. Pada sistem buku agenda, pencatatan hanya dilakukan oleh
satu orang saja, dan tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya
apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang
sangat banyak. Tetapi jika menggunakan sistem kartu kendali, hal ini bisa
dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat proses
penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
2.
Pola Desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi
dilakukan di setiap bagian unit kerja yang ada pada kantor, artinya tidak ada
unit tata usaha atau sekretariat dilingkungan kantor ini. Semua kegiatan
administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris, atau dibantu oleh beberapa
orang administrasi kantor pada unit masing-masing. Pola ini banyak dianut oleh
perusahaan swasta, karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan
administrasinya.
3.
Pola Gabungan Sentralisasi dan
Desentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas gabugan
sentralisasi dan desentralisasi, dimana pencatatan surat dilakukan oleh tata
usaha pusat, kemudian surat didistribusikan kepada tata usaha unit kerja. Surat-surat
yang masih bersifat aktif disimpan di tata usaha unit kerja terlebih dahulu.
Jika surat sudah berubah fungsi menjadi brsifat inaktif, surat tersebut
diserahkan ke tata usaha pusat untuk disimpan.
0 komentar:
Posting Komentar