CIRI CIRI BAHASA SURAT

CIRI – CIRI BAHASA SURAT

            Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri, yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut.

a.      Jelas

Bahasa surat harus jelas, maksudnya tidak hanya mudah dimengerti, tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu dan kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar, serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing. Perhatikan tiga contoh cuplikan kalimat dalam surat yang berbeda.

Kalimat (1) :

Menurut catatan dalam agenda sekretaris pemimpin perusahaan akan mengadakan pertemuan rapat dengan dewan direksi.

Kalimat (2) :

Untuk pembelian 5 sampai dengan 10 unit mendapatkan potongan harga 20% dan untuk pembelian diatas itu mendapatkan potongan harga 25%, bila pembayaran dilakukan secara tunai.

Kalimat (3) :

Sebagian besar produk perusahaan kami menghasilkan pakaian sekolah utuk remaja dan anak-anak.

Dalam kalimat (1), tidak jelas siapa yang akan mengadakan pertemuan rapat dengan dewan direksi, sekretaris atau pemimpin perusahaan. Jika yang dimaksud pemimpin perusahaan, tanda koma harus ditempatkan setelah kata sekretaris.

Dalam kalimat (2), kalimat yang ditampilkan tidak utuh (menggantung), sehingga pembaca perlu menafsirkan nama barang yang dipesannya. Seharusnya penulis menjelaskan kata setelah unit, misalnya komputer, televisi, dan telepon.

Dalam kalimat (3), seharusnya klasifikasi yang benar adalah untuk siswa SMP dan SMU (remaja) serta siswa TK dan SD (anak-anak).

b.      Lugas

Lugas artinya sederhana (bersahaja), praktis, dan simpel. Jika diterapkan pada penulisan kalimat dalam surat, berarti kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan dan permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki. Bahasa surat lugas diwujudkan dalam bahasa yang hemat dan jelas. Hemat berarti tidak boros dalam penggunaan kata, tetapi tetap dengan cakupan makna yang lengkap. Jelas berarti tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut.

1.      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2.      Menghilangkan basa-basi

3.      Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4.      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5.      Menempatkan tanda baca secara tepat

Berikut ini diberikan beberapa contoh pengungkapan berlebihan (sebelah kiri) dan lugas 9sebelah kanan).

Berlebihan	Lugas (dapat dipilih salah satu)
Sangat sekali Adalah merupakan Agar supaya Sejak dari Demi untuk Seperti misalnya Disebabkan karena Keputusan daripada rapat	Sangat, atau sekali Adalah, atau merupakan Agar, atau supaya Sejak, atau dari Demi, atau untuk Seperti, atau misalnya Disebabkan oleh Keputusan rapat

c.       Menarik dan sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang ekspresif, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara. Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana, sesuai kaidah bahasa pada umumnya, tidak menggunakan bahasa yang berlebihan, serta kata-kata yang dapat merendahkan martabat orang lain.